Guide d'utilisation

Devis Vocal — dictez, l'IA calcule.

1. Configurer ses tarifs

Onglet Tarifs services : saisissez vos prix (main d'œuvre + matériaux séparés, par m², heure, pièce ou forfait). Sous chaque tarif, un champ description optionnel — rempli une fois, il s'affichera automatiquement sous le titre de la prestation sur tous vos futurs devis et factures qui l'utilisent.

Le prix matériel est proportionnel à la quantité, exactement comme la main d'œuvre — ce n'est jamais un montant fixe. Exemple : pose sol à 90 CHF/m² (M.O.) + 40 CHF/m² (matériaux). Pour 4 m² : 4×90 + 4×40 = 520 CHF. Pour 10 m² : 10×90 + 10×40 = 1'300 CHF. Laisser "Mat." vide revient à 0 CHF de matériaux, sans bloquer le calcul.

Beaucoup de tarifs à entrer ? Téléchargez le modèle Excel vide, remplissez-le, puis importez-le — un aperçu s'affiche pour vérifier ou corriger avant confirmation définitive.

2. Créer un devis

Onglet Nouveau devis : touchez 🎙️ Enregistrer et dictez à voix haute (ex. "quarante mètres carrés de mur, deux couches"), puis touchez à nouveau pour arrêter — le texte transcrit apparaît automatiquement dans le champ. Vous pouvez aussi utiliser le micro du clavier comme avant. Appuyez ensuite sur "Analyser et calculer". Répétez pour ajouter plusieurs prestations au même devis.

• TVA : menu déroulant (8.1% normal, 3.8% spécial, 2.6% réduit, 0% exonéré), pré-rempli avec votre réglage par défaut.
• Validité jusqu'au : sélectionnez une date dans le calendrier — la durée en jours est calculée automatiquement.
• Rabais par ligne : menu déroulant sous chaque prestation (paliers de 0 à 100%, ou "Personnalisé..." pour une valeur précise comme 37.5%).
• Rabais global : menu déroulant (0/5/10/15/20/25% ou personnalisé), appliqué sur l'ensemble du devis avant TVA.

Voir l'aperçu du devis avant d'enregistrer — affiche exactement la mise en page que votre client recevra (en-tête, prestations, descriptions, totaux), pour vérifier avant de vous engager.

3. Envoyer le devis, signature du client

Après "Enregistrer ce devis", envoyez-le directement par email (nécessite d'avoir renseigné l'email du client et votre boîte mail dans Mon entreprise). Le client reçoit un lien sécurisé où il voit le devis complet (prestations, descriptions, totaux) puis signe du doigt pour accepter, ou clique "Refuser". Sa signature est enregistrée et reste visible sur le devis, puis sur la facture qui en découlera.

4. Comprendre les statuts

• En cours : devis envoyé, en attente de réponse du client.
• Relancé : à cocher vous-même après une relance manuelle, ou automatique via le bouton "Relancer" une fois le devis échu.
• Échu : le délai de validité est dépassé sans réponse — bascule automatiquement une fois par jour. Un bouton "Relancer" apparaît pour prolonger et repasser en "Relancé".
• Validé / Refusé : se mettent à jour automatiquement quand le client signe ou refuse en ligne.

5. Mes devis et tableau de bord

En haut de l'onglet Mes devis, les cases cliquables (Validés, En cours, Relancés, Refusés, Échus, Facturés) affichent le chiffre d'affaires de chaque catégorie. Touchez une case pour dérouler la liste des devis correspondants juste en dessous.

Un badge "✉️ Envoyé le [date]" reste affiché en permanence sur un devis ou une facture déjà envoyé, pour éviter un envoi en double par inattention.

Utilisez la recherche (par nom, email ou numéro) et le filtre par statut pour retrouver un devis précis.

6. Gérer un devis existant

• Modifier ce devis : ajouter/retirer des prestations ou changer un rabais tant qu'il n'est pas facturé — le lien envoyé au client reste le même. Si le devis était déjà signé, la modification efface cette signature et repasse le devis en "Envoyé" : le client recevra à nouveau le lien et devra revalider la version modifiée avant qu'elle soit considérée comme acceptée.
• Dupliquer ce devis : crée un nouveau devis vierge avec les mêmes prestations, pour un client similaire.
• Supprimer ce devis : suppression définitive, avec confirmation.

7. Facturer

Une fois un devis "Validé", le bouton "Transformer en facture" apparaît. Un numéro définitif est attribué. La facture envoyée au client inclut un QR-facture suisse (Récépissé + Section paiement, conforme à la norme) si votre IBAN et votre adresse structurée sont renseignés dans Mon entreprise — le client scanne et paie directement depuis son appli bancaire. Une fois le paiement reçu, marquez la facture "Payée" manuellement.

8. Mon entreprise

Vos coordonnées, IBAN, ainsi que vos valeurs par défaut pour la TVA, la validité des devis et le délai de paiement des factures.

• Logo : "Choisir une image" envoie directement une photo depuis votre téléphone, pas besoin de lien internet. Un bouton "Supprimer le logo" apparaît à côté de l'aperçu si vous voulez le retirer.
• Couleur de vos documents : personnalisez la teinte de vos devis/factures — "Extraire du logo" détecte automatiquement la couleur de votre marque, ou choisissez-la vous-même.
• Adresse structurée (rue, numéro, NPA, localité séparés) : obligatoire pour que le QR-facture suisse puisse être généré.

En bas, vos identifiants email pour l'envoi automatique — vos documents partent toujours depuis votre propre boîte mail, jamais celle de FynUp.